南充电影工业职业学院 学生档案管理办法（试行）

第一章  总 则

第一条  为切实加强学生档案管理工作，促进学生档案管理的规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）和《四川省普通高等学校学生管理规定》等有关法律、法规和文件精神，结合本校实际情况，特制订本办法。

第二条  本办法适用于我校所有在校学生。

第三条  学生档案是反映学生在校期间个人学习经历、思想品德、专业技能、身体素质、家庭状况、政治表现等方面情况的文件材料，是学生成长过程的历史记录，是用人单位全面了解和选拔使用人才的重要依据。

第四条  学生档案由学校集中统一管理，学生工作部（处）负责组织管理，教务处、招生就业处、组织人事部、校团委负责协同管理，二级学院、辅导员具体完善学生档案资料建设。

第五条  学生档案管理坚持真实性、完整性、安全性、规范性原则。学生档案管理工作接受学校有关部门的监督和指导。

第二章  部门职责

 第六条  学生工作部（处）职责

（一）负责学生档案的接收、整理和归档。

（二）负责办理学生档案的查阅、借阅。

（三）负责做好学生档案的安全、保密和保管等相关工作。

（四）负责开展学生档案业务培训等相关工作。

（五）负责落实上级部门关于学生档案的各类事项。

（六）负责办理其他有关学生档案事项。

第七条  教务处职责

（一）负责提供学籍管理表。

（二）负责指导学籍管理表的填写、审核。

（三）负责提供学习总成绩单。

（四）负责提供学生入学学籍注册名单。

（五）负责办理其他有关学生档案事项。

第八条  招生就业处职责

（一）负责学生录取通知书补办。

（二）负责提供新生录取信息名单。

（三）负责毕业生档案转递、登记。

（四）负责办理其他有关学生档案事项。

第九条  校团委职责

（一）负责提供学生入团相关材料。

（二）负责对学生入团材料遗失补办入团证明材料。

（三）负责办理共青团员其他相关学生档案事项。

第十条  组织人事部职责

（一）负责指导、审查学生党员发展过程中档案材料的规范性和完整性。

（二）负责办理学生党员发展其他有关学生档案事项。

第十一条  二级学院职责

 (一)负责学生档案清理和建档工作：

1.负责检查新生档案密封是否完好、对照材料目录检查是否齐全，如有可疑，立即与档案来源地联系，查明原因。

2.负责将原新生档案装入我校统一印制的档案袋，并完善材料目录。

3.负责按班级学号顺序排列、捆扎整齐，填写班级档案移交清单，并将全部档案材料移交学生工作部（处）学生档案室保管。

4.负责大学在读期间学生各种档案材料的充实和完善。

5.负责大学毕业时档案的具体装档和转递。

（一）负责催收录取新生的缺失档案。

（二）负责新生档案在学院审查保管期间的安全、保密、保管工作。

（三）负责毕业生档案转递信息的统计。

（四）负责向学生工作部（处）提供本学院学生档案查阅、借阅、领取等相关证明材料。

（五）负责向学生工作部（处）提供本学院学生退学、休学、参军、留级、转专业、专升本、开除学籍等相关证明材料。

（六）负责协助处理学生工作部（处）学生档案管理工作中的各类相关问题。

第三章  归档材料

第十二条  学生档案材料的归档工作直接关系到人事档案的完整性和学生的切身利益。为使学生档案适应国家人事工作的需要，二级学院在学生入学前档案材料的基础上，要及时收集、整理和充实完善在校期间的各种档案材料。

（一）入学前档案材料：高中（中专）阶段、高考考生相关材料。

（二）在校期间档案材料：

1.南充电影工业职业学院学籍管理表、入学体检表等材料。

2.参加政治团体有关材料：加入中国共产党、中国共产主义青年团等组织的材料。

3.学习和学籍材料： 南充电影工业职业学院学生总成绩单、学籍异动文件等材料。

4.学生奖惩材料：学生在校学习期间获得的院级以上各类奖项文件、证书等材料；各类处分决定书及解除、撤销处分意见等材料。

5.毕业有关材料：南充电影工业职业学院学生实习鉴定表、南充电影工业职业学院毕业生登记表等材料；

6.其他学业档案材料：学生参加省级以上学习竞赛、大学生创新创业大赛活动成果的鉴定材料等其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。

第四章  归档要求

第十三条  档案材料的归档要求

（一）归档材料必须是二级学院审查、整理、补充完毕的完整材料。材料必须齐全、真实、文字清楚、对象明确，有形成材料单位公章或个人署名，有形成材料的日期。

（二）归档材料原则上应是原件，特殊情况存入复印件的，应在复印件上注明原件保管单位，并加盖公章。

（三）归档材料应使用规范的办公用纸，须用蓝黑钢笔或签字笔填写，严禁涂改、修补和其他技术处理。

（四）归档材料必须注明学生个人信息。

（五）学生工作部（处）学生档案科应做好对二级学院的指导、检查工作，对不符合归档要求的学生档案材料，有责任和权力对其提出要求，予以改正后再归档。

第五章  接收与归档

第十四条  通过邮寄方式转递到学校的新生档案由学生工作部（处）统一签收、登记和保存。学生自带档案在入学时由辅导员统一收取，并核查学生信息是否与学工系统的新生信息一致。不接收未密封和未加盖密封章的档案材料。

第十四条  新生档案在新生报到后一个月以内由各二级学院安排专人负责收集、整理、审查。

第十五条  在新生入学报到后第一学期内完成建档工作。

第十六条  学生在校期间取得各类奖惩的原始材料及需归档材料，应在相关文件下发后的一周内归档。

第十七条  二级学院收集、整理、审查学生入学档案

材料无误后从学生档案科领取档案袋与封条，按要求将档案按班级、学号顺序排序规整，并将材料名称、页码、学号、身份证号、专业、班级、姓名等信息正确填写、标注在档案袋封面上。

第十八条  学习总成绩单、学籍管理表等材料在学生毕业当年的六月底前归档。

第六章  保管与转递

第十九条  学生档案实行专人规范管理，由学生工作部（处）统一存放保管。实行登记审批制度、定期核查制度。学校提供专用学生档案管理室，配备专用档案柜。根据安全保密、便于查找的原则，对学生档案应严密、科学地保管，严防档案的毁损、丢失和泄密。

第二十条  学生档案科应做好档案室的防火、防潮、防蛀、防盗、防光等工作。

（一）保持档案室的清洁和室内适宜的温度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45%～65%）。

（二）档案室严禁吸烟，不得放置易燃、易爆等危险品以及对档案管理不利的其他物品。

第二十一条  档案管理人员要定期对库存档案进行全面检查和核对，做到账务相符。如有特殊情况要随时向领导汇报，查明原因，及时处理。

第二十二条  二级学院需对班级学生名单进行核查，有退学、休学、参军、留级、转专业、专升本等学籍异动的学生，需在名单上进行标注，二级学院需认真清查档案材料，并正确填写档案袋封面相关目录。

第二十三条  应届毕业生通过全国大学生就业服务平台进行学生档案去向登记，由二学院、招生就业处进行网上去向审核确认后，由招生就业处根据毕业生档案转递单办理转递手续。

第二十四条  学生毕业时，由辅导员将全部档案材料装入档案袋并核实无误，由二级学院复查，确认无错装、漏装情况。辅导员将整理无误的毕业生档案交到学生工作部（处），由学生工作部（处）、教务处、招生就业处同时抽查，无误后辅导员将档案袋封口、盖章并协助档案转递。

第二十五条  毕业生档案由招生就业处统一转递，根据《教育部办公厅人力资源社会保障部办公厅国家邮政局办公室关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》(教学厅函〔2015〕39号)  文件要求，采用邮政EMS 标准快递高校学生档案专用形式转递。

第二十六条  学生毕业后应尽快调出档案，学校保管学生档案期限为两年。因故不参加就业或未落实就业单位的毕业生，学校按规定将其档案寄送至生源地档案管理部门代管。

第二十七条  退学、开除学籍以及其他原因丧失学籍学生，结业2年仍未取得毕业证学生档案，学校按规定将其档案寄送至生源地档案管理部门代管。

第二十八条  档案转递时间为学生毕业当年的九月底前完成。

第七章  档案查阅

第二十九条  学生的辅导员和相关的教育管理者可以查阅学生的档案；其他人员需要查阅学生档案，需出具介绍信和经分管学生工作校领导批准，方可进行查阅。

第三十条  查阅当事人应当自觉遵守以下规定：

(一)严格遵守保密制度和阅档规定，保证档案的安全。

(二)不得将查阅的学生档案带离档案室。

(三)不得泄露档案内容。

(四)未经批准，不得复印或拍摄档案内容。

(五)查阅时应自觉配合做好查阅登记。

第三十一条  查阅学生档案时，应当爱护档案材料，防止装错或丢失，保证档案的真实、完整，不得涂改、添注、勾画、 损坏档案材料；不得随意抽出或增加档案材料；若发现档案中 有问题，应及时向学生处说明，由学生工作部（处）按有关规定处理，查阅当事人不得擅自对学生档案进行处理。

第三十二条  假期原则上不办理学生的档案查阅与转递。

第八章  附 则

第三十三条  本办法自公布之日起施行。本办法由学生工作部（处）负责解释。